工作中邮件的使用

（原创 江帆 更多文章在纯粹HR空间 http://hegate.bokee.com）当前，电子邮件在工作中的使用非常频繁，电子邮件传递信息便捷，成本低廉。然而因为邮件的便捷，似乎有时候没有提高效率，反而增加了干扰而降低效率。

发现工作中使用邮件的不好习惯有：
1、盲目抄送
1）抄送给无关的人 尤其是公司的办公软件非常方便，输入公司名称或部门名称后就可以将信息发给整个公司或整个部门的人。所以有的人发邮件比较懒，本来只需要这个部门1到2个员工知晓或办理的事情，就直接发给整个部门了，搞得无关的人员也接受的这个信息。
2）抄送给领导  有人做工作仿佛怕领导不知道，一个很小的事情也抄送给领导，弄得1个部门主管1天手100来封邮件，1个总经理300来封邮件，这样容易让对主管重要的邮件混在众多邮件中，也增加了主管筛选信息的时间和难度。有时候这种抄送还容易引起矛盾。一个部门主管跟我反映说另一个新上任主管处理问题的方式有点问题，有一件事情新任主管根本没有跟他沟通过，这个新任主管凭自己臆断将处理要求发给他并抄送给老板，搞得他非常被动，将事情说明后有对这个新任主管不利。

2、语言过于简单或过于啰嗦
因为发送邮件和回复邮件只需按一个发送键就发出去了，很多人写邮件没有仔细考虑，在还没有想清楚或没有表述清楚的情况下就发送了。有的邮件过于简单，没有称呼，没有礼貌，直接说要求做什么事情，让接收的感觉不是很舒服。有的邮件则过于啰嗦，条理不清，发邮件的人想到哪里写到哪里，写完后没有检查就发出去了，让接收邮件的人读起来很费力。

3、与工作无关的邮件满天飞
1）相同的节日祝福邮件  自从有了邮件，发现到节日前会收到很多关于节日祝福的邮件，本来收到祝福、发送祝福是一件好师，但发现一个节日收到几十上百封节日祝福的邮件反而没有新意，并且很多都是发送附件，收到的内容几乎一样，而且附件十有八九是一样的。其实，很多人只是将别人发给他的转发，而且是批量转发。
2）无聊的邮件多  经常收到与工作关系的休闲邮件，这些邮件的内容包括，好一点的是养生之道、修身之策，无聊的是搞笑图片、史上最……的故事，最麻烦的恐怕是要求必须将邮件转发给十位其他人的邮件。

现在接收的邮件中真正重要的需要处理的邮件还是不多的，时间容易浪费在无关的邮件上。一方面提高处理信息的技巧和速度，另一方面也要从自身做起，不要发与工作无关的邮件，不要转发不良信息，不要将邮件抄送给无关的人员。在书写邮件的时候主要使用能反映关键问题的标题、注意礼貌、注意条理和简洁。另外要注意，很多问题邮件并不能解决，邮件只是传递信息的一种方式，很多时候电话或当面沟通或许比邮件更有效。