改变环境，不如改变心境。

如何编写一份实用的工作说明书

上一篇 / 下一篇 2007-02-02 11:28:52 / 个人分类：工作分析

工作说明书作为组织重要的文件之一，是对某类职位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作环境和条件，以及本职务任职人资格条件所作的书面记录。通过工作分析程序获得的资料，经过归纳与整理，可撰写成工作说明书。

　　工作说明书主要内容

　　工作说明书的编写无固定的模式，需要根据该企业职务分析的点、目的与要求具体确定编写的条目。工作说明书一般包括以下内容：

　　1、工作标识

　　包括工作的名称、编号、工作所属部门或班组、工作地位、工作说明书的编写日期、编写人与审核人，以及文件确认时间等项目。

　　2、工作综述

　　描述工作的总体性质，即列出主要工作的特征以及主要工作范围。

　　应尽量避免在工作综述中出现笼统的描述，比如“执行需要完成的其他任务”。虽然这样的描述可以对主管人员分派工作提供更大的灵活度，但实际上，—项经常可以看到的工作内容而不被明确而清晰写进工作说明书，只是用“所分配的其他任务”一类的文字，就很容易为回避责任找到一种托辞，这使得对工作的性质以及员工需要完成的工作的叙述出现有意无意的漏洞。

　　3.工作活动和程序

　　包括所要完成的工作任务、职位责任、所使用的工具以及机器设备、工作流程、与其他人联系、所接受的监督以及所实施的监督等。

　　4.工作条件与物理环境

　　简要地列出有关的工作条件，包括工作地点的温度、湿度、光线、噪声程度、安全条件、地理位置等。

　　5.内外软性环境

　　包括工作团队中的人数、完成工作所要求的人际交往的数量和程度、各部门之间的关系、工作现场内外的文化设施、社会习俗等。

　　6.工作权限

　　包括工作人员决策的权限和行政人事权限、对其他人员实施监督权以及审批财务经费和预算的权限等。

　　7.工作的绩效标准

　　工作说明书中还需包括有关绩效标准的内容，即完成某些任务或工作量所要达到的标准。这部分内容说明企业期望员工在执行工作说明书中的每一项任务时所达到的标准或要求。

　　比如，要确定绩效标准，只要把下面的话补充完整就可以了：“如果你做到这样，我会对你的工作很满意。”对于工作说明书中的每一职责和任务都能按照这句话指引叙述完整，自然就会形成一套较完整的绩效标准。

　　8.聘用条件

　　包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修与学习的机会等。

　　9.工作要求

　　主要说明担任此职务的人员应具备的基本资格和条件，基本分为：

　　①一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验；

　　②身体要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度；

　　③心理要求：包括观察能力、学习能力、解决问题的能力、语言表达能力、人际交往能力、性格特点、品格气质、兴趣爱好等。

　　工作说明书编写要求

　　工作说明书在组织管理中的地位极为重要，是人力资源部门与关用人部门招聘人员和考核重要决策和参考依据。一份实用性强的工作说明书应符合下列要求：

　　1、清晰明白

　　在编写工作说明书时，对于工作的描述必须清晰透彻，让任职人员读过以后，可以准确地明白其工作内容、工作程序与工作要求等，无需再询问他人或查看其他说明材料。应避免使用原则性的评价，同时对较专业且难懂的词汇必须解释清楚，以免在理解上产生误差。这样做的目的是为了使用工作说明书的人能够清楚地理解这些职责。

　　2、具体细致

　　在说明工作的种类、复杂程度、任职者须具备的技能、任职者对工作各方面应负责任的程度这些问题时，用词上应尽量选用一些具体的动词，尽量使用能够准确地表达你的意思的语言。

　　比如运用“安装”、“加工”、“设计”等词汇，避免使用笼统含糊的语言，如在一个岗位的职责描述上，使用了“处理文件”这样的文句，显然有含混不清的成份，“处理”是什么意思呢？因此，在具体的编写时，需要仔细区分到底是对文件进行分类，还是进行分发。

　　3、简短扼要

　　整个工作说明书必须简短扼要，以免由于过于复杂、庞大，不便于记忆。在描述一个岗位的职责时，应该选取主要的职责进行描述，一般不超过十项为适，对于兼顾的职责可作出必要的补充或说明。

　　编写时应注意的事项

　　1、以符合逻辑的顺序来编写

　　—般说来，一个岗位通常有多项工作职责，在工作说明书中罗列这些工作职责并非是杂乱无章的、随机的，而是要按照—定的逻辑顺序来编排，这样才有助于理解和使用工作说明书。

　　2、尽量使用通俗易懂的语言

　　应尽量避免过于强调技术性的文字或概念，所描述工作说明书不仅要让上级能够理解，更重要的是上岗人员能实实在在地领会，因此，当遇到技术性的问题时，应尽量转化成较为通俗的解析。

　　3、应该表明各项职责重次性

　　许多具体的工作，所出现的频率、各项职责所占的时间比重都有所不同。因此，可考虑按重次程度自上而下排列，或者结合各项职责出现的频率高低，在对应的备注栏上说明职责在总的职责中占的比例。

　　要较好的编写工作说明书，不仅要清楚其岗位工作的主要内容，而且对其职责大小与次序的划分也是要明确的。在实际编写方面，可按照各项职责的重要程度、难易程度和任职者花费的时间等进行具体分析，关键是客观如实和可操作性(即做什么、如何做、做得好)。

　　—般来说，由于基层或生产线员工的工作更为具体，其工作说明书中的描述也应更为详细。实际上，许多企业是使用“作业指导书”和“岗位操作规程”来替代的。